Что такое P3.express — новая гибридная методология управления проектами

Не нужно тратить годы, чтобы изучить его. Спокойно и без боли можно попробовать P3.express уже в текущих проектах.

Это не очередная попытка изобрести велосипед. Метод основан на PRINCE2 и PMBoK Guide — подходах, которые вобрали в себя лучшие практики проектного менеджмента. Сначала коротко о каждом, потом о виновнике торжества.

PRINCE2

PRINCE2, «британский принц проектного менеджмента», — это структурированный фундаментальный подход к управлению проектами. Весьма популярен в Великобритании, США, Канаде, странах Восточной и Северной Европы, отчего и получил свое название.

На западе его используют многие крупные компании. Например, Siemens, Bank of New York, ВАТ, крупнейшие банки и телекоммуникационные операторы Великобритании, Philips, Microsoft, Unilever, Tesco, Philip Morris UK, GlaxoSmithKline, Tesco, Shell, Nokia, Novartis, HSBC, Cornhill, Sun, Hitachi, Fidelity, и другие.

В России принципы PRINCE2 применяют в международных британских фирмах, как например, British American Tobacco и British Telecom, а также в крупнейших международных американских корпорациях (IBM и Hewlett Packard).

Позволяет вести проекты системно, при этом легко масштабируется и интегрируется с другими методологиями, как например, Agile или CMMI — ведь у PRINCE2 нет своего регламента по методам и подходам. Подразумевается, что каждый менеджер использует те, которыми привык пользоваться.

Проекты в PRINCE2 делятся на фазы с четко заданным временем начала и окончания.

Основной принцип — планирование от продукта (product-based planning). Это значит, что работа над проектом начинается с обсуждения того, как должен выглядеть финальный продукт. Затем его разбивают на более мелкие субпродукты (элементы функционала).

Следующий этап — построение карты последовательности продуктов (product flowchart), которая описывает все взаимозависимости субпродуктов и последовательности при реализации. Фактически проектный план выглядит не как дерево задач, а дерево продуктов.

Все результаты делятся на две категории — продукты управления (management products) и специализированные продукты (specialist products).

Продукты управления — это все документы, подготовленные в ходе работы. Обязательный — PID (Project Initiation Document).

PID — достаточно объемный документ, который включает в себя Project Brief с бизнес-кейсом (то, что мы привыкли называть Project Vision), описание продуктов (Product Description, нечто наподобие User Stories из Scrum), Product Flowchart, и, соответственно детальный проектный план.

Пример

Зона «Маасвлакте 2» порта Роттердам, крупнейший инженерный проект в Нидерландах в XXI веке, был построен на год раньше срока благодаря методологии PRINCE2. Порт Роттердама — самый большой в Европе, но даже он столкнулся с проблемой нехватки места, когда грузооборот вырос. Для решения проблемы построили искусственный остров площадью 2000 гектаров и стоимостью два миллиарда евро. В 2013 году голландские портовики облегченно выдохнули — со следующим расширением можно хорошо подождать. А авторы PRINCE2 на протяжении девяти лет ежегодно вносили улучшения в подход, так что триумфальный опыт «Маасвлакте 2» улучшил и методологию.

Пример

Национальный энергооператор Новой Зеландии Transpower в 2008 году решил создать программу, которая будет симулировать потребление энергии и тем самым показывать, как оно вырастет в будущем. С помощью PRINCE2 программное обеспечение было уже готово в 2010 году, а в копилке методологии появился впечатляющий IT-проект, в ходе работы над которым авторы значительно улучшили и сам подход.

PMBoK

PMBoK — попытка объединить все знания в области управления проектами. Его можно назвать своеобразной энциклопедией, однако в качестве практического руководства PMBoK рассматривать не следует. В нем содержится лишь информация для изучения, описания методов и рекомендации к работе.

Так что называть PMBoK методологией неверно. Информация в руководстве еще не адаптирована к нуждам проектного окружения и организации и подходит для большинства проектов, как универсальная заготовка, а не готовая методология.

Однако ее следует изучить каждому менеджеру проектов. В руководстве описана суть процессов управления проектами и цели, которым они служат.

PMBOK Guide и PRINCE2 работают на одну цель и сильно пересекаются. Поэтому логично, что на их стыке образовался P3.express.

P3.express — чем отличается от других

P3.express взял лучшие черты из фундаментальных и гибких методов, попытавшись преодолеть многие их недостатки. По сути, это такой гибрид.

В отличие от гибких методологий, P3.express не использует итеративный подход к проекту.

Предположим, что задача — произвести велосипед (обычный, не программный). И в Agile, и в P3 процесс начинается с планирования. А вот дальше пути расходятся.

Последователи гибких методологий будут делать велосипед итеративно: первая версия сможет ездить, но у нее не будет сиденья, руля, багажника, катафот и вот этой медной проволочки на спицах. Постепенно они будут наращивать функциональность продукта — делать его более комфортным, управляемым, красивым и так далее. Производством будет заниматься одна и та же команда.

По P3.express велосипед будут собирать четыре команды: одна будет делать раму, вторая — колеса, третья — фурнитуру (педали, болты, цепь, катафоты), четвертая отвечать за сборку. Каждая выпустит свой продукт.

Вырисовываются два основных проектных риска:

• В момент сборки детали не подойдут друг к другу.
• Какая-то из команд не успеет к дедлайну и подведет остальных.

P3.express, как и PRINCE2, предписывает разбивать конечный продукт «велосипед» на субпродукты: «рама», «фурнитура», «колеса». При этом каждый субпродукт получает свой product description (описание): колесо должно быть такого-то диаметра, с такой-то втулкой, крепиться такой-то фурнитурой, рама должна выдерживать такую-то нагрузку.

Дальше выстраивают product workflow diagram — очередность, по которой субпродукты должны быть готовы.

PRINCE2 часто критикуют из-за того, что там отсутствует ретроспектива и общение с командой, так называемый «мягкий менеджмент». Из-за чего возникают недопонимания, конфликты в команде, и проект стопорится. Людям, как минимум, нужно выговориться и выпустить пар, а как максимум — подвести промежуточные или окончательные итоги по проекту и поделиться впечатлениями.

К тому же PRINCE2 завязан на бесконечных отчетах и отписках, поэтому система недостаточно гибка и медленно реагирует на изменения.

Все это учел P3.express.

P3.express — фазы

P3.express — это полностью интегрированный пакет из методологий, практик и инструментов. Больше не нужно беспокоиться о том, как выбрать нужные техники для проекта, или выяснять, как использовать уже привычные программы — все уже готово.

Фреймворк работает по священному принципу Парето — 20% усилий дают 80% результата.

Каждая фаза предполагает активную коммуникацию между всеми участниками процесса, чтобы убедиться, что каждый работает на общую цель проекта, и не будет конфликтов между командами и внешними исполнителями.

Подготовка проекта

Шаг 01. Назначить спонсора

Шаг 02. Подготовить резюме проекта

Шаг 03. Назначить руководителя проекта

Шаг 04. Развернуть информационную систему

Шаг 05. Назначить команду

Шаг 06. Планирование проекта

Шаг 07. [Выбрать внешних исполнителей]

Шаг 08. Провести аудит подготовки

Шаг 09. Да/Нет

Шаг 10. Провести стартовую встречу

Шаг 11. Фокусированная коммуникация

Планирование цикла

Шаг 12. Обновить планы

Шаг 13. [Выбрать внешних исполнителей]

Шаг 14. Да/Нет

Шаг 15. Провести стартовую встречу цикла

Шаг 16. Фокусированная коммуникация

Еженедельные действия

Шаг 17. Измерить и задокументировать ход проекта

Шаг 18. Работать с отклонениями

Шаг 19. Еженедельная встреча

Шаг 20. Провести еженедельный аудит

Шаг 21. Фокусированная коммуникация

Пример письма менеджера своей команде между этапами

Ежедневные действия

Шаг 22. Зафиксировать RICs

Шаг 23. Реагировать на RICs на основе делегированных полномочий

Шаг 24. Принять готовые продукты от Тимлидов и исполнителей

Закрытие цикла

Шаг 25. Оценить удовлетворенность заказчика и команды

Шаг 26. Запланировать улучшения

Шаг 27. Фокусированная коммуникация

Закрытие проекта

Шаг 28. Получить одобрение и передать продукт

Шаг 29. Передать Бизнес-кейс ответственному лицу

Шаг 30. Оценить удовлетворенность заказчика и команды

Шаг 31. Провести аудит проекта

Шаг 32. Извлечь уроки и заархивировать проект

Шаг 33. Объявить и отметить окончание проекта

Шаг 34. Фокусированная коммуникация

После проекта

Шаг 35. Свериться с Бизнес-кейсом и оценить выгоды

Шаг 36. Спланировать дополнительные действия, если необходимо

Шаг 37. Фокусированная коммуникация

Шаблоны документов по P3.express можно скачать здесь.

А дальше что?

P3.express — пока что самое новое и современное, что нам предлагает проектный менеджмент. Но помните: никакая методология — не панацея. Проведем ближайшую аналогию с чеклистами — это такая классная штука, которая люто помогает в работе, но дает эффект почему-то далеко не у всех. Чеклисты виноваты или те, кто их внедряет?

Скоро P3 начнет активно продвигаться в России, так что ждем на каждой PM-конференции в ближайшие пару лет. А вы пока можете поделиться ссылкой с коллегами-управленцами.