6 факторов, которые разрушат ваши планы на день

Заметили, сколько вокруг стало методик и инструментов, которые помогают распоряжаться временем? Будь ты менеджером проектов, дизайнером, разработчиком или мамочкой в декрете — в аппсторе уже есть трекер специально для тебя. Он еще считает, сколько времени ты провел в сладостной прокрастинации, и потом тыкает в это носом. Тайм-менеджмент стал глобальным трендом.

Но тайм-менеджерить профессионально, на уровне руководителя проектов — это совсем другая история. Вот в чем разница.

Когда ты производственник без функции управленца, ты не отвечаешь ни за чье время, кроме своего собственного. Соответственно, твой главный дракон — это твоя же производительность, с ним ты и борешься. В ход идут таймеры на микроволновке и самовольная блокировка ВКонтактика. Как проходит твой день, определяет дневной план. Погрешность, конечно, тоже есть — никто не застрахован от срочной задачки от очень важного клиента из головного офиса в Лондоне. Или от неожиданного приступа блаженной лени.

Когда под твоим началом целая команда, то тебе нужно не только спланировать время — свое и каждого человека из команды — но и спрогнозировать то, как будет проходить рабочий день. И не только твой собственный, а всей команды тоже. Кто с какой производительностью сегодня сработает. Будут ли внезапные задачи с приоритетом «вчера». А самое главное — ничего ли ты не забыл, составляя план задач на день самому себе.

Конечно, забыл.

Ты забыл заложить время на коммуникацию

Это то, на чем любят экономить все управленцы. Иначе можно заложить на задачу продолжительностью 5 минут полчаса — а вдруг они не понадобятся?

Коммуникация, как в том меме, она повсюду. Когда ты получаешь задачу от заказчика. Когда ты ставишь задачу исполнителю из своей команды. Когда ты несешь вопросы от исполнителя заказчику и потом трусцой бежишь обратно.

Самое забавное, что эта вещь непредсказуемая, как ржавая граната времен второй мировой. Может, время понадобится. Может, нет. А может, его уйдет в три раза больше, чем ты прогнозировал.

Но зарезервировать его в любом случае нужно. А вот гранату лучше вообще не трогать.

Ты был мотивированным оптимистом

Прослушав спич Тони Роббинса на утренней пробежке, ты почувствовал себя не в меру всемогущим. Посчитал свой КПД за константу и за 100%.

На бумаге твой дневной план был идеален, просчитан до минут. Ты еще немного удивился: «я реально в силах это сделать сегодня, вот я крутан!».

Но ловушка поджидала тебя в тарелке с крем-супом. С утра всё было по плану. Потом ты немножечко устал. Сходил на обед, пообщался с коллегами. Вернулся на место, чтобы немного позалипать в ленте Фейсбука. Внезапно обнаружил, что вторую половину дня ты вовсе не такой продуктивный, каким был на утренней пробежке.

Проще говоря, любой управленец останется в плюсе, если будет закладывать на задачи второй половины дня чуть больше времени, чем на остальные.

Ты проигнорировал матрицу Эйзенхауэра

В двух словах напомним суть техники. Лист делится на четыре квадрата осями срочности и важности, а потом в каждый квадрат вписываются задачи по приоритетности.

Считается, что в первую очередь человек хватается за не важные и не срочные дела, потому что они якобы требуют меньше сил и времени — это и есть еще одна ловушка для эффективного тайм-менеджера.

Как быть с этими задачами? Классическая методология советует выбросить все неважно-несрочное в мусорную корзину. Но останутся просто неважные и просто несрочные дела. Здесь рецепт такой: открываем несрочные задачи и выясняем, когда они начнут подгорать. Переносим их на этот день. Неважные, если они отнимают не сильно много времени — размазываем по промежуткам между важными задачами. Делаем себе такой «отдых для тайм-фрика». Если неважная задача — объемная, то делим ее на части и размазываем на несколько дней.

Ты забыл про время на переключение

Когда ты продаешь свое время, начинаешь смотреть на жизнь по-другому.

Возьмем ту же условную задачу, на которую уходит час. Сколько нужно, чтобы в нее въехать, минут 15? С утра, особенно на первую, оно, конечно, меньше. А потом — начинаешь новую, а думаешь все еще о предыдущей. И так весь день.

У бизнес-коучей, разумеется, есть совет и на этот случай. Они рекомендуют после каждой задачи писать ручкой в бумажный блокнотик, мол, задача все, перехожу к следующей. Это якобы освобождает мозг от пережевывания уже неактуальной информации и позволяет двигаться дальше. Кстати, канбан-доска выполняет те же функции.

Но коучи лукавят, сознательно забывая о том, что психологически расстаться с задачей — это полдела, нужно еще адаптироваться к новой.

Универсальный совет — в топку мелкие задачи. От них нужно отбиваться изо всех сил.

Ты не учел рабочие джетлаги

Если ты работаешь в регионе, то твоя схема дня довольно простая. С утра, пока все клиенты из европейской части страны спят, ты можешь спокойно раздавать задачи команде, объяснять их и параллельно въезжать в свои. А потом с неба начинает падать горящая сера.

Вторая половина дня уходит на то, чтобы принять часть новых задач и отбиться от остального, а также быстренько что-то поправить.

И надо сказать, что регионам еще повезло — у них есть часа три на спокойно поработать.

Удивительно, но факт: если опытный менеджер с большой степенью достоверности может спрогнозировать свой рабочий день, с чуть меньшей — день команды, то прогноз дня клиентов — это чистое вангование.

Да, можно было бы посоветовать, что договариваться обо всем нужно заранее — но реальность не такая упорядоченная, какой нам бы хотелось ее видеть.

Крутые техники тайм-менеджмента, которые не работают

Ну не то чтобы совсем. Скорее — не нужно их воспринимать как спасение. Но попробовать стоит.

Техника помидора. Точнее, Pomodoro. Носит имя кухонного таймера-томата. Суть заключается в том, чтобы чередовать работу и отдых: работаешь 25 минут, 5 отдыхаешь — и так 4 раза, потом делаешь перерыв подольше, около 15 минут. Повторяешь до конца рабочего дня.

Метод Альп. Составляешь список задач на день по приоритетам (как в матрице Эйзенхауэра) оцениваешь, сколько займет выполнение каждой, планируешь время как отношение 60:40 — 60% непосредственно на дела, 40% на форс-мажоры. Все фиксируешь письменно.

Техника Парето. Более известный принцип, который используется не только в тайм-менеджменте. Здесь речь идет о более известном соотношении 80:20. В разрезе планирования времени это означает, что в первую очередь нужно сделать те 20% дел, которые обеспечат 80% результата.

Хронометраж. Долгосрочный метод, который позволяет найти твоих персональных убийц времени. В течение недели записываешь все-все-все, на что уходит твое время, анализируешь и исключаешь ненужное.

Диаграмма Ганта. Позволяет увидеть задачи всей команды на графической шкале времени и то, как они связаны между собой: сдвигается одна, остальные тянутся за ней.

Метод лягушек. Заключается в том, чтобы делать мелкие противные дела («лягушек») прямо с утра, чтобы они не копились. Подумать, какую мелочевку нужно сделать, раскидать по дням недели и выполнять одну задачу каждое утро.

Таких методов и техник тайм-менеджмента с интригующими названиями куча. Тем, кто уже успел все попробовать и разочароваться, советуют просто выделять в течение дня несколько окон, чтобы ответить на почту и пообщаться с клиентами в мессенджере. Но штука в том, что размер этих окон не может быть фиксированным — ты установил себе рамки в пятнадцать минут, всем написал, одни ответили тебе только через полчаса, другие вообще через пять.

Почему методики не работают и как спастись? Причин хватает и без тех распространенных ошибок, о которых мы писали в самом начале.

1. Мы устаем. И эффективность падает не только в течение дня, но и от отпуска к отпуску, скажем.
2. Мы запрещаем себе отдыхать. Нам кажется, что даже в свободное время мы должны делать что-то полезное: читать, учить английский, нарабатывать новые контакты.
3. Рамки нервируют. Мысль о том, что задачу надо сделать к определенному времени, негативно сказывается на работоспособности.
4. Мы не готовы к неожиданностям. К ним просто невозможно привыкнуть, хотя они и происходят каждый день.

Скоро рассвет, выхода нет?

Выход

Если работаешь с большими потоками информации — страдай, терпи и импровизировизируй. Ценность менеджера проектов как раз в том, чтобы уметь принимать решения здесь и сейчас, подстраиваться под обстоятельства, находить выход при новых условиях, договариваться с командой и клиентом. И практика показывает, что для этого куда важнее быстро соображать, чем знать тысячу техник тайм-менеджмента и планировать время. Где-то — возможно, но не в digital. У нас все здесь и сейчас.